Отсутствие контроля: почему руководитель объясняет свою пассивность?

Отсутствие контроля со стороны руководителя может привести к негативным последствиям для организации. Появление объяснительной записки, в которой руководитель оправдывает свое отсутствие контроля, может вызвать разочарование и недоверие среди подчиненных. В данной статье мы рассмотрим причины отсутствия контроля со стороны руководителя и возможные пути решения данной проблемы.

Этап 2. Составление акта об отсутствии на рабочем месте

Шаг 1: Информирование о случае

Перед составлением акта об отсутствии на рабочем месте необходимо убедиться в достоверности информации о пропуске сотрудником работы. Для этого следует получить подтверждающие документы или устное подтверждение от надлежащих лиц.

Шаг 2: Заполнение акта

Акт об отсутствии на рабочем месте должен быть составлен в письменной форме и содержать следующую информацию:

• Наименование организации.
• Дата составления акта.
• Персональные данные сотрудника, отсутствующего на рабочем месте.
• Причина отсутствия.
• Время начала и окончания отсутствия.
• Сведения о коммуникации с сотрудником (письменные уведомления, звонки и т. д.).
• Подписи руководителя и сотрудника (если возможно).

Шаг 3: Утверждение акта

После заполнения акта необходимо утвердить его руководителем или уполномоченным лицом организации. Для этого акт подписывается указанными в нем лицами и добавляется дата утверждения.

Шаг 4: Распространение акта

Утвержденный акт должен быть разослан всем заинтересованным сторонам, включая сотрудника, организацию, ответственных за кадровые вопросы, и других сотрудников. Это позволит обеспечить информированность о случившемся и принимаемых мерах.

Шаг 5: Внесение акта в дело сотрудника

Акт об отсутствии на рабочем месте должен быть включен в личное дело сотрудника. Это позволит иметь документальное подтверждение факта и последствий отсутствия.

Шаг 6: Принятие мер

После составления акта и внесения его в дело сотрудника руководство организации должно принять соответствующие меры в зависимости от обстоятельств и нарушений, выявленных в процессе расследования.

Составление акта об отсутствии на рабочем месте является неотъемлемой частью управленческого процесса и позволяет контролировать дисциплину и ответственность сотрудников.

Этап 1. Обнаружение отсутствия работника

1. Проверка рабочего места

В случае, если сотрудник не появился на работе в установленное время или не отвечает на звонки или сообщения, первым шагом является осмотр его рабочего места. Важно обратить внимание на следующие моменты:

• Отсутствие персональных вещей сотрудника на рабочем месте;
• Выключенный компьютер или другое рабочее оборудование;
• Открытые незавершенные задачи или документы на рабочем столе;
• Отсутствие присутствия других сотрудников, которые могли бы сообщить о местонахождении работника;

2. Консультация с коллегами

Для подтверждения отсутствия сотрудника необходимо обратиться к его коллегам, с которыми он взаимодействует на рабочем месте. Руководителю следует обратиться к ближайшему коллеге или сотруднику, который имеет доступ к информации о расписании сотрудников, чтобы узнать, видели ли они работника в течение рабочего дня и если нет, то с какого момента он отсутствует.

3. Консультация с HR-отделом

Другим действенным шагом является обращение к HR-отделу, так как в нем хранится информация о графике отпусков, больничных и других видов отсутствия сотрудника. HR-специалисты смогут проверить, было ли у сотрудника заявлено или одобрено отсутствие на данную дату и предоставить информацию о наличии каких-либо письменных заявлений или справок.

4. Обращение к системе видеонаблюдения

В случае, если на предыдущих этапах руководитель не смог установить факт отсутствия работника, следующим шагом может быть обращение к системе видеонаблюдения, если она установлена на предприятии. Архив записей видеонаблюдения позволит проверить, появлялся ли работник на рабочем месте и насколько долго он присутствовал.

Этот первый этап является важным для выяснения факта отсутствия работника и принятия дальнейших мер. В случае установления, что сотрудник не является на рабочем месте, следует перейти к следующему этапу — проверке возможных причин его отсутствия.

ЗА ЧТО НАКАЗЫВАТЬ МОЖНО, А ЗА ЧТО НЕЛЬЗЯ?

В рабочей среде нередко возникают ситуации, когда сотрудники допускают ошибки или нарушают правила, и, как правило, на подобные нарушения реагируют мерами дисциплинарного воздействия. Однако, важно знать, за что именно можно и нужно наказывать сотрудников, а за что наказание не допустимо.

За что можно наказывать

• Невыполнение должностных обязанностей. Если сотрудник без уважительной причины не выполняет свои должностные обязанности, это может быть основанием для наказания. Например, если он отказывается выполнять поручения начальства или систематически пропускает сроки выполнения работы.
• Нарушение внутренних правил компании. Если сотрудник нарушает правила поведения или внутренние нормативные акты организации, это может послужить основанием для наказания. Например, несоблюдение правил техники безопасности или нарушение корпоративной дисциплины.
• Проявление неквалифицированной работы. Если сотрудник не соответствует квалификационным требованиям своей должности и делает серьезные ошибки или недопустимо допускает злоупотребления, это может стать основанием для наказания.
• Неэффективное использование рабочего времени. Если сотрудник пренебрегает своими рабочими обязанностями и тратит рабочее время на личные дела или непрофессиональные интересы, это может быть основанием для наказания.

За что нельзя наказывать

• За личные убеждения и принадлежность к определенной религии, политической партии или общественной организации. Закон запрещает дискриминацию сотрудников на этих основаниях, поэтому наказание за эти категории не допустимо.
• За ограничение свободы выражения мнения. Сотрудник имеет право свободно высказывать свое мнение, если это не противоречит закону и не нарушает дисциплину и порядок.
• За участие в профсоюзных организациях. Участие в профсоюзе является конституционным правом сотрудников, и наказание за такие действия незаконно.
• За обращение в государственные органы или профессиональные ассоциации для защиты своих прав и интересов. Сотрудник имеет право обратиться в соответствующие органы с жалобами или обращениями без страха наказания.

Если работодатель или начальник хотят наказать сотрудника, они должны убедиться, что причина наказания соответствует закону и правам работника. Наказание должно быть пропорциональным нарушению и применяться с соблюдением процедур и правил, установленных законодательством и внутренними нормативными актами организации.

Этап 7. Увольнение

В случае неполномочия указанном сотруднике будет объяснено, что он должен следить за контролем и в случае повторного отсутствия соответствующих мер нарушителю будет предложено прекратить трудовые отношения

Порядок увольнения из-за отсутствия контроля

1. Провести внутреннее расследование и установить факт отсутствия контроля со стороны указанного сотрудника.

2. Проведение встречи с сотрудником для объяснения его обязанностей и возможных последствий.

3. При нарушении контроля вновь, проинформировать сотрудника о предстоящем увольнении.

4. Представление руководителю организации документации об увольнении сотрудника.

Оформление документации об увольнении

1. Трудовой договор.

2. Письменное объяснение сотрудника об отсутствии контроля и его последствиях.

3. Протокол внутреннего расследования с фиксацией фактов нарушения контроля.

4. Письменное предупреждение о предстоящем увольнении в случае повторного нарушения контроля.

Цитаты

“Хорошо организованное увольнение является неотъемлемой частью управления персоналом.”

Советы юриста

Совет 1: При составлении письменного объяснения сотруднику о последствиях отсутствия контроля, необходимо быть лаконичным и четким, чтобы предупредить возможные споры в будущем.

Совет 2: Рекомендуется нанимать юриста для составления документации об увольнении, чтобы быть уверенным в соблюдении законодательства и предотвратить возможные правовые проблемы в будущем.

Этап 4. Получение объяснения / фиксация факта не предоставления

На данном этапе руководителю необходимо попытаться получить объяснения от подчиненного, который не предоставил отчет о выполненной работе или контрольных мероприятиях. Если объяснений не поступает, следует фиксировать факт его не представления в соответствующий документ.

Шаги:

1. Обратиться к подчиненному лично или письменно, сделав акцент на необходимости предоставления отчета.
2. В случае отсутствия реакции или объяснений от подчиненного, следует составить документ, в котором будет отражен факт его не предоставления.
• Указать ФИО подчиненного, дату и время обращения к нему.
• Описать суть проблемы, например: «Подчиненный не предоставил отчет о выполненных работах за указанный период, не дал объяснений на данный счет».
• Указать возможные последствия данного невыполнения и потенциальные угрозы для проекта или организации.
• Подписать документ и датировать его.
3. Сохранить этот документ в личном делу подчиненного или месте, предназначенном для хранения таких документов.

Фиксация факта не предоставления отчета или объяснения является важным действием, которое позволяет установить ответственность подчиненного за свои действия или бездействия. Это также может послужить основой для принятия дальнейших мер по регулированию и контролю за работой подчиненного.

Этап 5. Служебное расследование

Цель служебного расследования:

• установить причины отсутствия контроля со стороны руководителя;
• выявить возможные нарушения правил и инструкций, соответствующих должностных обязанностей;
• определить, имеется ли виновность руководителя в нарушении контроля.

Ход служебного расследования:

1. Проведение собеседования с руководителем, на котором будут проанализированы причины и обстоятельства отсутствия контроля.
2. Проверка документов и материалов, связанных с исполнением обязанностей руководителя.
3. Выявление свидетелей, которые могут подтвердить или опровергнуть факты отсутствия контроля.
4. Проведение анализа ранее совершенных ошибок и нарушений руководителя.

Последствия служебного расследования:

По результатам служебного расследования, руководитель может быть подвергнут различным санкциям, в зависимости от выявленных нарушений и обстоятельств дела. Возможные санкции включают:

Важно отметить, что результаты служебного расследования должны быть документально оформлены и представлены вышестоящему руководству для принятия окончательного решения о санкциях в отношении руководителя.