Форма М-4 является устаревшим документом для оформления печати организации. В данной статье мы рассмотрим, как правильно оформлять печать организации без использования формы М-4, чтобы быть в соответствии с современными требованиями и нормативами.
Для чего нужен приходный ордер
1. Контроль поставок
Приходный ордер является одним из основных инструментов для контроля за поставками товаров или услуг на предприятие. Он позволяет учетной службе отслеживать входящие поставки и убедиться, что они соответствуют требованиям заказчика.
2. Учет товаров
Приходной ордер также используется для внесения информации о поступлении товаров в учетную систему предприятия. Это позволяет контролировать наличие и движение товаров на складе, а также вести учет расходов и доходов.
3. Формирование документации
Приходный ордер является основным документом для формирования других документов, таких как счета-фактуры, накладные и т.д. Он содержит информацию о поставщике, количестве и стоимости товаров или услуг, что позволяет правильно оформить документацию и провести дальнейшую бухгалтерскую обработку.
4. Отслеживание расходов
С помощью приходного ордера можно отслеживать расходы на определенные товары или услуги. Это позволяет более эффективно планировать бюджет и контролировать затраты предприятия.
5. Контроль за исполнением заказов
Приходный ордер также является инструментом контроля за исполнением заказов. Он позволяет отслеживать, что все необходимые товары или услуги поступили в срок и в полном объеме, что помогает избежать проблем и конфликтов с поставщиками.
В конце важно отметить, что приходный ордер является неотъемлемой частью бухгалтерского учета и помогает обеспечить прозрачность и контроль в работе предприятия.
Образец заполнения М-4
Приведенный ниже образец заполнения М-4 поможет вам правильно и грамотно заполнить данную форму:
1. Реквизиты организации
Первым делом вам необходимо указать реквизиты организации, включая название, ИНН, КПП, ОГРН и адрес.
2. Отчетный период
В следующем разделе укажите отчетный период, за который предоставляется отчет.
3. Начальный остаток
Укажите начальный остаток средств на расчетном счете организации на начало отчетного периода.
4. Движение денежных средств
Заполните таблицу, указывая дату операции, документ, номер документа, приход/расход денежных средств, описание операции и сумму. Обратите внимание на то, что расходы необходимо отражать со знаком «минус».
| Дата | Документ | Номер документа | Приход/расход | Описание операции | Сумма |
|---|---|---|---|---|---|
| 01.01.2022 | Платежное поручение | 123456789 | +100000 | Оплата поставщику | 100000 |
| 05.01.2022 | Платежное поручение | 987654321 | -50000 | Оплата зарплаты | -50000 |
5. Итоговый остаток
Подведите итоги движения денежных средств за отчетный период, указав итоговый остаток на конец отчетного периода.
6. Подпись
Не забудьте подписать и поставить дату заполненную форму М-4.
Ознакомившись с данным образцом заполнения М-4, вы сможете правильно и точно заполнить данную форму, предоставив необходимую отчетность в налоговый орган.
Как оформить приходный ордер
Шаг 1: Заголовок документа
В самом верху документа необходимо указать заголовок «ПРИХОДНЫЙ ОРДЕР» в центре страницы.
Шаг 2: Информация о предприятии
После заголовка следует указать информацию о предприятии, включая полное наименование организации, юридический и фактический адреса, контактные телефоны и ИНН.
Шаг 3: Данные получателя
Далее необходимо указать данные получателя приходного ордера, включая его ФИО, должность, подразделение и контактные данные.
Шаг 4: Данные поступления
В этом разделе следует указать информацию о поступлении, а именно дату поступления, номер документа, сумму денежных средств или количество материалов.
Шаг 5: Описание основания и комментарии
Здесь необходимо описать основание для поступления и прокомментировать, если это необходимо. Пример: «Поступление денежных средств от клиента за оказанные услуги».
Шаг 6: Подписи
Под документом необходимо указать место для подписей получателя и исполнителя. Получатель должен подписать и поставить печать при необходимости.
Шаг 7: Нумерация и архивирование
Каждый приходный ордер должен иметь уникальный номер и быть занесен в журнал учета приходных ордеров. После оформления документа, он должен быть архивирован в соответствующем порядке.
Штамп вместо приходного ордера
В некоторых случаях штамп вместо приходного ордера может быть использован в качестве замены официального документа. Это позволяет упростить процедуру оформления и ускорить обработку документов.
Если организация принимает товар или услуги от определенного контрагента регулярно, можно оформить приходной штамп, который будет использоваться вместо приходного ордера. При этом следует учитывать следующие моменты:
- Наличие доверия к контрагенту, так как штамп может быть использован без подробного пересмотра каждой сделки;
- Тщательная проверка условий поставки и оплаты товара или услуги с контрагентом;
- Организация должна иметь систему контроля, чтобы избежать возможных злоупотреблений или потерю контроля над процессом;
- Вся информация о сделке, включая сумму, дату и условия, должна быть указана на штампе;
- Обязательно вести дополнительный учет для каждой сделки, чтобы иметь возможность отследить и проверить все операции.
Использование штампа вместо приходного ордера может быть удобным и эффективным способом упростить процесс оформления документов. Однако, все риски и проблемы должны быть учтены и минимизированы, чтобы избежать возможных непредвиденных ситуаций.
Заполняем приходный ордер формы М-4
Шаг 1: Заполнение информации организации
В верхней части приходного ордера необходимо указать следующую информацию:
- Наименование организации;
- ИНН организации;
- КПП организации;
- Адрес организации;
- Телефон организации.
Шаг 2: Заполнение информации о поставщике
Далее необходимо указать информацию о поставщике. В этом разделе приходного ордера нужно указать следующую информацию:
- Наименование поставщика;
- ИНН поставщика;
- Адрес поставщика;
Шаг 3: Заполнение информации о товаре или услуге
Основная часть приходного ордера предназначена для заполнения информации о товаре или услуге. В этом разделе нужно указать:
- Наименование товара или услуги;
- Единицу измерения товара или услуги;
- Количество товара или объем услуги;
- Цену за единицу товара или услуги;
- Сумму.
Шаг 4: Заполнение информации о получателе
В последнем разделе приходного ордера необходимо указать информацию о получателе товара или услуги:
- Наименование получателя;
- ИНН получателя;
- Адрес получателя;
После заполнения всех разделов приходного ордера, необходимо проверить правильность заполнения, подписать документ и поставить печать организации.
Кто подписывает приходный ордер
1. Руководитель организации или его заместитель
Первый важный этап подписания приходного ордера – это подписание руководителем организации или его заместителем. Это лицо несет ответственность за правильность и достоверность информации, указанной в документе. Подпись руководителя означает его участие в процессе учета получения ценностей и контроль за исполнением служебных обязанностей сотрудниками.
2. Получатель ценностей
Приходной ордер работает как подтверждающий документ, поэтому получатель ценностей также ставит свою подпись в этом документе. Получатель должен быть учтен в штатном расписании организации и иметь соответствующие полномочия на получение материальных ценностей или денежных средств. Его подпись подтверждает факт получения и принятия объекта учета.
3. Бухгалтер
Далее приходный ордер передается на подписание бухгалтером. Это важное действие, так как бухгалтер отвечает за правильность оформления и учета материалов или денежных средств, указанных в ордере. Бухгалтер сравнивает информацию из приходного ордера с данными в бухгалтерии и ставит свою подпись в документе.
4. Дополнительные подписи
В некоторых организациях может потребоваться также подписание контролирующими или уполномоченными лицами. Например, главный бухгалтер или представитель инспекции по борьбе с коррупцией могут ставить свои подписи на приходном ордере для повышения контроля за процессом получения ценностей.
Таким образом, приходной ордер подписывается руководителем организации или его заместителем, получателем ценностей, бухгалтером, а также при необходимости другими контролирующими или уполномоченными лицами.