Акт приема-передачи документов при убытии в отпуск — это документ, который заполняется работником и его непосредственным руководителем перед отпуском. В акте указываются переданные документы и материалы, а также лица, которые принимают на себя ответственность за их сохранность и исполнение.
Что это за документ: акт приема-передачи документов при убытии в отпуск
В акте приема-передачи документов при убытии в отпуск указываются следующие важные моменты:
- должность и ФИО сотрудника, уходящего в отпуск;
- должность и ФИО руководителя, принимающего документы;
- перечень документов и иных материалов, которые передаются;
- состояние каждого переданного документа (целостность, актуальность);
- дата передачи и ожидаемая дата возвращения документов;
- подписи сотрудника и руководителя;
- краткое описание содержания переданных документов.
Цель акта приема-передачи документов при убытии в отпуск — обеспечение сохранности и доступности документов во время отсутствия сотрудника. Этот документ помогает избежать недоразумений и упрощает передачу информации между сотрудниками.
Инструкция по составлению акта приёма-передачи документов при убытии в отпуск
При составлении акта приёма-передачи документов важно учесть следующие рекомендации:
1. Указать дату составления
Акт следует начать с указания точной даты составления. Например: «Акт № 1 от 01.01.2022 г.»
2. Указать стороны, между которыми осуществляется передача
В акте необходимо указать фамилии, имена и отчества сотрудников, между которыми происходит передача документов. Например: «Между сотрудником компании ООО ‘Пример’ Ивановым Иваном Ивановичем, уходящим в отпуск, и его заместителем, сотрудником Петровым Петром Петровичем, был проведён акт приёма-передачи документов.»
3. Составить список передаваемых документов
В акте следует перечислить все документы, передаваемые от уходящего в отпуск сотрудника к его заместителю или коллеге. При составлении списка рекомендуется указывать наименование документов и их количество. Например:
- Трудовой договор (1 экземпляр);
- Служебное задание (2 экземпляра);
- Протоколы заседаний (3 экземпляра).
4. Описать состояние и порядок передачи документов
В акте следует указать состояние передаваемых документов (например, «в хорошем состоянии» или «с небольшими повреждениями») и способ передачи (например, «вручную» или «посредством электронной почты»). Например: «Документы были переданы от сотрудника Иванова Ивана Ивановича заместителю Петрову Петру Петровичу. Передача осуществлялась вручную и все документы находятся в хорошем состоянии.»
5. Завершить акт подписями и датой
Акт приёма-передачи документов должен быть завершен подписями обеих сторон и датой составления. Подписи под актом свидетельствуют о том, что передача документов произошла с согласия и удовлетворением обеих сторон. Например, «Подпись уходящего в отпуск сотрудника: _______. Подпись принимающего документы сотрудника: _______. Дата составления акта: _____».
Соблюдение указанных рекомендаций при составлении акта приёма-передачи документов при убытии в отпуск позволит гарантировать правильную передачу и сохранность документов, а также упростит процесс восстановления информации в случае необходимости.
Особенности составления акта приёма-передачи документов
Основные этапы составления акта приёма-передачи документов:
- Установление идентификации участников акта.
- Определение перечня передаваемых документов и их состояния.
- Фиксация даты и времени передачи документов.
- Составление подробных описаний передаваемых документов.
- Подписание акта участниками.
Важные моменты при составлении акта:
- Указание полного наименования и должности лиц, участвующих в акте.
- Точная и детальная формулировка перечня передаваемых документов.
- Описания состояния и количества документов.
- Указание обстоятельств передачи, таких как дата, время и место.
Образец акта приёма-передачи документов:
| № | Наименование документа | Состояние |
|---|---|---|
| 1 | Паспорт | Без повреждений |
| 2 | Трудовая книжка | Слегка изношена |
| 3 | Медицинская карта | Нет |
Я подтверждаю факт передачи документов и беру на себя ответственность за их сохранность.
__________________ ___________________
(Подпись передающего) (Подпись принимающего)
Для чего составляется АПП документов
Почему необходимо составлять АПП документов?
- Позволяет точно отразить состояние наличия и передачи документов и материалов;
- Создаёт надёжную основу для мониторинга работы и документооборота в отсутствие работника;
- Обеспечивает возможность контроля за использованием документов и материалов работником, получившим их по акту;
- Используется в качестве доказательства передачи документов и материалов в случае необходимости;
- Защищает интересы обеих сторон – работника, уходящего в отпуск, и его коллег, которым придётся заменить его в работе.
Что должен содержать АПП документов?
АПП документов должен быть детальным и содержать следующую информацию:
- Дата составления акта;
- ФИО работника, убывающего в отпуск;
- ФИО работника, принимающего документы;
- Перечень передаваемых документов и материалов с указанием их количества;
- Содержание каждого документа (краткое описание, предмет документа);
- Подпись работника, убывающего в отпуск;
- Подпись работника, принимающего документы.
Акт должен быть подготовлен в двух экземплярах, один из которых остаётся у работника, а другой – у лица, принимающего документы.